VeriFactu: ¿El fin de Word o Excel para facturar? La Agencia Tributaria aclara la gran excepción
Con la llegada del nuevo sistema VeriFactu, una de las mayores preocupaciones para autónomos y pequeñas empresas ha sido si podrían seguir utilizando herramientas sencillas como Excel o Word para gestionar sus facturas. La respuesta corta, según las últimas aclaraciones, es que sí, pero con matices muy importantes.
El reglamento VeriFactu de la Agencia Tributaria (AEAT) busca modernizar y controlar la facturación para evitar el fraude fiscal, asegurando que las facturas sean íntegras y no puedan manipularse. Sin embargo, la normativa ha dejado una puerta abierta que exime a muchos profesionales de la obligación de instalar un software de facturación certificado.
La clave: ¿Usas Excel como una «máquina de escribir»?
La distinción fundamental que hace la Agencia Tributaria no está en el programa que usas (Excel, Word, etc.), sino en cómo lo usas.
El reglamento obliga a usar un «Sistema Informático de Facturación» (SIF) que cumpla con los requisitos de VeriFactu (como generar un código QR y garantizar la inalterabilidad de los datos).
La gran excepción es esta: si un autónomo o empresa utiliza Excel o Word como si fuera una máquina de escribir o un talonario de facturas manual, no se considera un SIF.
En este escenario, donde la empresa simplemente introduce los datos manualmente en una plantilla, la imprime o la guarda en PDF sin ningún tipo de automatización, no está obligado a cumplir con VeriFactu.
Cuidado: ¿Cuándo SÍ se considera Excel un SIF?
Aquí es donde reside la confusión y el peligro para la mayoría. Tu hoja de Excel SÍ se considera un «Sistema Informático de Facturación» (y, por tanto, SÍ debe cumplir con VeriFactu) si:
- Usas fórmulas: Si tu plantilla calcula automáticamente el IGIC, los subtotales, los totales o utiliza sumatorios complejos.
- Tienes automatizaciones: Si usas macros para generar las facturas, crear numeraciones automáticas o exportar a PDF.
- Procesas datos fiscales: Si el Excel se utiliza para generar libros de IGIC o IRPF, o si existe una dependencia entre diferentes datos de facturación (por ejemplo, una hoja que resume los datos de otras).
En la práctica, si tu Excel hace algo más que servir como una plantilla «en blanco» que rellenas a mano, es muy probable que la AEAT lo considere un SIF.
Si usas Excel manualmente (sin fórmulas ni macros): Puedes seguir como hasta ahora. No necesitas VeriFactu.
Si usas Excel con fórmulas o automatización: Se considera un SIF. Deberás asegurarte de que tu sistema cumpla con VeriFactu o migrar a un software de facturación certificado antes de la fecha límite (prevista para el 1 de julio de 2026 para la mayoría de autónomos).
En resumen, Hacienda no ha «liberado» a todos los usuarios de Excel, simplemente ha aclarado que quien facture «como en los años 90» (de forma totalmente manual) no está obligado a adaptarse. Para el resto, la digitalización de la facturación sigue su curso.
